Medición del desempeño en un ambiente de virtualidad
Consultoría
13/01/2022 11:57 am
¿Cómo puede uno medir el desempeño de su equipo en general y de sus miembros en particular, tomando en cuenta que nadie comparte el mismo espacio físico?
En el presente artículo compartiré con ustedes cinco recomendaciones que, pienso, pueden ser útiles para responder el planteamiento que hago ut supra. Hago una aclaración, estas recomendaciones no constituyen una ‘receta de cocina’ sino que pretenden ser guías para que cada organización las implemente con base en las características de su cultura organizacional y de sus equipos de trabajo.
1ª recomendación. La confianza.
En primer lugar, reitero lo dicho en el artículo publicado en este mismo blog (Una competencia vital para dirigir online)Charles Handy explica que la mayoría de las empresas tienden a organizarse asumiendo que no se puede confiar en las personas lo que ha hecho que las personas realicen su trabajo rodeadas de una parafernalia de controles, supervisiones, candados, sistemas preventivos, etc.
Con base en esto, continúa Handy, ¿cómo alguien puede dirigir a personas a las que a veces ni siquiera ve y mucho menos toca en un ambiente de virtualidad? Mediante una gestión basada en ciertas reglas de confianza. (Ver detalles en el artículo mencionado en este mismo blog).
2ª recomendación. De actividades a proyectos.
¿Qué tan bien definidos están los resultados que tiene que entregar mi equipo de trabajo; dichos objetivos tienen indicadores de medición claramente definidos? Nuestro equipo de trabajo, ¿conoce los resultados que tiene que entregar y sus respectivos indicadores; entiende cómo esas tareas se relacionan con las de los demás equipos?
Si nuestro departamento no tiene claro, no solo lo que tiene que hacer, sino el resultado que deben de logar, no tendremos las bases para medir el desempeño en un ambiente de virtualidad. Como jefes debemos de tener claro el propósito fundamental y los objetivos clave de la empresa, así como los objetivos de su área preferentemente redactados bajo el método SMART [1] para, con base en esto, enfocarse no en meras actividades, sino en proyectos que contengan objetivos clave, indicadores de tendencia (miden fases del proceso) e indicadores de resultados (mide el resultado final o entregable), así como metas a alcanzar en tiempos determinados y con los recursos necesarios.
Dos apps que pueden ser útiles en esta fase son:
- Goals On Track. Te guía a través del proceso para establecer tus metas SMART, desde grabarlas, entender su propósito, poner una fecha de inicio y término, hasta crear un plan de acción y llevar un registro del progreso. Puedes usar una de sus plantillas y personalizar tu propio plan de acción para luego registrar tu progreso marcando cada acción que completes. Este programa también incluye un diario en el que puedes escribir tu progreso y un registro de tus hábitos que te ofrece una guía visual hacia el éxito. https://www.goalsontrack.com/
- lifetick. Esta app inicia pidiéndote que establezcas tus valores fundamentales y luego, igual que en GoalsOnTrack, te pide que sigas el plan S.M.A.R.T. y que crees tareas o pasos necesarios para lograr cada objetivo. Luego puedes marcar los logros realizados y revisarlos en un diario relacionado a todas tus actividades. Trabaja con objetivos específicos, medibles, realistas, asignados a una persona y con una temporalidad específica, o sea, objetivos SMART. https://lifetick.com/
3ª recomendación. Equipos de trabajo.
Los encargados de los equipos de trabajo deben de ser el pivote para el logro de resultados y entregables por lo tanto, hay que preguntarnos: ¿cuáles son los puntos fuertes y débiles en un ambiente de virtualidad de cada persona clave de tu equipo?, ¿los colaboradores saben organizar efectivamente su tiempo y su trabajo?, ¿qué recursos necesitará cada equipo para desarrollar su proyecto?, ¿de qué manera tú, como jefe, facilitarás el enlace de los encargados de equipo con factores logísticos, tecnológicos, económicos y demás para que logren los resultados y entregables? Es conveniente comentar los objetivos clave de la empresa y del área con los encargados de equipo para armar conjuntamente un programa OIMI (objetivos, indicadores, metas, iniciativas o acciones). Así mismo, establecer conjuntamente un calendario de monitoreo y seguimiento. programando el mínimo de juntas grupales y de ser necesario programar juntas 1:1 (uno a uno). Hay que dialogar abiertamente con nuestros encargados sobre las fuerzas y debilidades del equipo para llevar a cabo el programa y la manera en cómo aprovecharán dichas fuerzas y revertirán dichas debilidades.
Tres apps pueden ser útiles para facilitar la operación de esta fase:
Los encargados de los equipos de trabajo deben de ser el pivote para el logro de resultados y entregables por lo tanto, hay que preguntarnos: ¿cuáles son los puntos fuertes y débiles en un ambiente de virtualidad de cada persona clave de tu equipo?, ¿los colaboradores saben organizar efectivamente su tiempo y su trabajo?, ¿qué recursos necesitará cada equipo para desarrollar su proyecto?, ¿de qué manera tú, como jefe, facilitarás el enlace de los encargados de equipo con factores logísticos, tecnológicos, económicos y demás para que logren los resultados y entregables? Es conveniente comentar los objetivos clave de la empresa y del área con los encargados de equipo para armar conjuntamente un programa OIMI (objetivos, indicadores, metas, iniciativas o acciones). Así mismo, establecer conjuntamente un calendario de monitoreo y seguimiento. programando el mínimo de juntas grupales y de ser necesario programar juntas 1:1 (uno a uno). Hay que dialogar abiertamente con nuestros encargados sobre las fuerzas y debilidades del equipo para llevar a cabo el programa y la manera en cómo aprovecharán dichas fuerzas y revertirán dichas debilidades.
Tres apps pueden ser útiles para facilitar la operación de esta fase:
- Zoom. Plataforma para videoconferencias con hasta cien personas de manera simultánea de manera gratuita, permite compartir la pantalla, grabar la sesión y ofrece hasta cuarenta minutos de transmisión continua en el plan sin costo, si deseas más, puedes pagar $15 dólares al mes. https://zoom.us/
- Microsoft Teams. Es una plataforma que contiene múltiples herramientas, una de ellas es Skype Empresarial para realizar videollamadas con miembros del equipo. Ofrece también aplicaciones para planeación de tareas y sincronización con distintos formatos al ser parte de Office 365. https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
- Whatsapp. La app de mensajería disponible para Android e iOS también cuenta con la posibilidad de hacer videollamadas y videoconferencias con hasta cuatro personas de manera gratuita, sin embargo, solo se pueden hacer a través del celular y no en la versión web. https://www.whatsapp.com/
4ª recomendación. Ejecución del programa de acción.
Un buen programa implica no solamente acciones y tiempos, sino también una adecuada organización y un acompañamiento inteligente. Preguntémonos, pues, ¿el programa de acción contiene tareas que son realmente relevantes para el logro de los resultados que busca la empresa?, ¿monitoreas con enfoque a resultados o con enfoque a actividades?, como jefe, ¿acompañas a cada colaborador según sus necesidades o generalizas la supervisión (la regla del 3 %[2])? Tú, como jefe establece protocolos de comunicación y administración de los proyectos e implementa prácticas de grabación y documentación de las sesiones virtuales y de llamadas. Importante, lleven bitácora de cada sesión. Tú con tu equipo definan los mecanismos de monitoreo de avances y de retroalimentación, tanto del jefe hacia los encargados como de estos a sus respectivos equipos y establezcan horario de juntas cuya frecuencia dependerá de lo complicado del trabajo. Regla de oro: respetar horario familiar. Adicionalmente fijen, como mínimo, una junta grupal semanal para revisar avances y juntas 1:1 (jefe – encargado / encargado – colaborador) para platicar sobre cómo se sobrelleva el proceso teletrabajo – familia.
Algunas apps que pueden apoyar esta fase son:
Un buen programa implica no solamente acciones y tiempos, sino también una adecuada organización y un acompañamiento inteligente. Preguntémonos, pues, ¿el programa de acción contiene tareas que son realmente relevantes para el logro de los resultados que busca la empresa?, ¿monitoreas con enfoque a resultados o con enfoque a actividades?, como jefe, ¿acompañas a cada colaborador según sus necesidades o generalizas la supervisión (la regla del 3 %[2])? Tú, como jefe establece protocolos de comunicación y administración de los proyectos e implementa prácticas de grabación y documentación de las sesiones virtuales y de llamadas. Importante, lleven bitácora de cada sesión. Tú con tu equipo definan los mecanismos de monitoreo de avances y de retroalimentación, tanto del jefe hacia los encargados como de estos a sus respectivos equipos y establezcan horario de juntas cuya frecuencia dependerá de lo complicado del trabajo. Regla de oro: respetar horario familiar. Adicionalmente fijen, como mínimo, una junta grupal semanal para revisar avances y juntas 1:1 (jefe – encargado / encargado – colaborador) para platicar sobre cómo se sobrelleva el proceso teletrabajo – familia.
Algunas apps que pueden apoyar esta fase son:
- Monday. Es un software de gestión de proyectos para facilitar el trabajo en equipo que puede mostrar en diferentes colores y con etiquetas personalizables los flujos de trabajo y comunicación entre los colaboradores. Tiene un costo que parte desde el plan básico para cinco usuarios que ronda los 25 dólares al mes. https://monday.com/
- Microsoft-To-Do. Es una de las herramientas integradas en Office 365 que facilita el monitoreo de tareas y actividades a través de recordatorios. Puedes hacer la programación de un día de pendientes y dar seguimiento a través de la versión para móviles. https://www.microsoft.com/es-mx/p/microsoft-to-do-lists-tasks-reminders/9nblggh5r558?activetab=pivot:overviewtab
- Asana. Funciona como un organizador de pendientes, al igual que otras aplicaciones en su tipo permite elegir fechas de finalización de tareas. Además, puede sincronizarse con otros servicios como Google Drive y Dropbox. https://asana.com/es
5ª recomendación. Evaluación de resultados.
El meollo de una evaluación del desempeño online está en proporcionar apoyo a los colaboradores mediante herramientas tecnológicas y protocolos adecuados de comunicación. Por lo tanto, los jefes deben preguntarse: ¿tus colaboradores tienen una herramienta de seguimiento de tiempo y actividades, así como de administración de documentos gestionada por ellos mismos?, ¿estás dispuesto a enfocarte más en resultados que en horas trabajadas?, ¿estás dispuesto a personalizar tu estilo de acompañamiento, según las necesidades de tus colaboradores? Hay que enfocar las sesiones grupales o 1:1 a averiguar porqué no o porqué sí se lograron los resultados o entregables. Lo que se logró implica una felicitación… y seguir adelante con lo que no se logró. Hay que fundamentar la sesión en los aspectos que tú como jefe, todos los compañeros como equipo y el colaborador en lo particular, tienen que mejorar para sacar adelante los resultados y entregables que se buscan. El ‘cómo’ se logró el objetivo es menos importante que el ‘qué’ y ‘cuándo’ lo lograste… a menos que el problema sea, precisamente, ese ‘cómo’. Y sumamente importante, dentro de los obstáculos que detectes, no minimices los factores del entorno personal de cada colaborador y atiéndelos en sesión aparte. Algunas apps que pueden ser útiles:
El meollo de una evaluación del desempeño online está en proporcionar apoyo a los colaboradores mediante herramientas tecnológicas y protocolos adecuados de comunicación. Por lo tanto, los jefes deben preguntarse: ¿tus colaboradores tienen una herramienta de seguimiento de tiempo y actividades, así como de administración de documentos gestionada por ellos mismos?, ¿estás dispuesto a enfocarte más en resultados que en horas trabajadas?, ¿estás dispuesto a personalizar tu estilo de acompañamiento, según las necesidades de tus colaboradores? Hay que enfocar las sesiones grupales o 1:1 a averiguar porqué no o porqué sí se lograron los resultados o entregables. Lo que se logró implica una felicitación… y seguir adelante con lo que no se logró. Hay que fundamentar la sesión en los aspectos que tú como jefe, todos los compañeros como equipo y el colaborador en lo particular, tienen que mejorar para sacar adelante los resultados y entregables que se buscan. El ‘cómo’ se logró el objetivo es menos importante que el ‘qué’ y ‘cuándo’ lo lograste… a menos que el problema sea, precisamente, ese ‘cómo’. Y sumamente importante, dentro de los obstáculos que detectes, no minimices los factores del entorno personal de cada colaborador y atiéndelos en sesión aparte. Algunas apps que pueden ser útiles:
- Google Drive. Ofrece almacenamiento para todo tipo de archivos en la nube con la posibilidad de compartirlos a miembros selectos o a todo tu equipo. Debes tener una cuenta Google para usarlo y ofrece un almacenamiento gratuito de quince gigas. https://www.google.com/intl/es_ALL/drive/
- WeTransfer. Una opción para cuando necesitas transferir archivos de gran tamaño. Puedes subir archivos y carpetas con un tamaño de hasta dos Gb de manera gratuita y compartirlos durante dos semanas a través de una dirección de correo. https://www.microsoft.com/es-mx/p/microsoft-to-do-lists-tasks-reminders/9nblggh5r558?activetab=pivot:overviewtab
- Google Calendar. Esta herramienta gratuita puede enviarte notificaciones sobre eventos que hayas agendado para programar tu semana de trabajo. Puedes elegir días, horas y minutos para recibir una notificación incluso como aviso previo. https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=es
[1] https://noticias.universia.cl/practicas-empleo/noticia/2016/04/19/1138373/metodo-smart-clave-alcanzar-metas-profesionales.html [2] Muchos jefes tienen la tendencia a abordar un problema pequeño –causado por el uno a tres por ciento del total de su personal– mediante la creación de reglas aún más drásticas para todos, o sea, para el cien por ciento del personal. Los jefes excepcionales no confunden la excepción con la regla.