El ROI de la capacitación (ejemplo práctico)

ALCANCE

Desde fines del siglo pasado está el interés de medir el retorno de la inversión de la capacitación (ROICAP). Varios especialistas se han ocupado del tema tales como Jack J. Phillips y su esposa Patricia Pulliam Phillips, Jac Fitz-enz, Wayne Cascio, Joohn Boudreau, Karen Berman & Joe Knight, et al.

Es importante aclarar que no todo curso de capacitación es susceptible de ser medido a través del retorno de su inversión. Para que esto sea posible, deben de cumplirse diferentes requisitos que parten desde el planteamiento del objetivo del curso  y el diseño de su temario hasta el proceso de seguimiento que es imprescindible llevar a cabo para conocer si el curso tuvo un impacto efectivo en la operación del negocio. Mientras más técnico y mensurable sea el objetivo y planteamiento del curso, menos difícil será el medir su ROI. Esto hace que cursos cuyo fin sea el entrenamiento técnico de algún aparato o maquinaria o el desarrollo de una habilidad específica orientada, por ejemplo, a las ventas o compras son relativamente menos difíciles de medir su ROI, que cursos enfocados al desarrollo de ‘competencias suaves’ tales como: comunicación, trabajo en equipo, liderazgo y similares.

El ejemplo que a continuación les comparto ilustra la manera en como se midió el ROI de un curso de administración del tiempo. A pesar de que su objetivo no incluye el desarrollo de competencias netamente mensurables, se buscó la manera de convertir lo aprendido en el curso a valor monetario.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Retorno de la inversión de la capacitación (ROICAP).  Es el estimado del beneficio financiero sobre el dinero gastado en un programa de capacitación. Responde a la pregunta: ¿cuál es la rentabilidad de cada peso invertido en el curso de capacitación? Su fórmula es  ROICAPt = [Beneficios netos/Costos totales] x 100 donde:

  • ROICAPt = La tasa de retorno de la inversión del curso de capacitación en determinado lapso
  • Beneficios netos = Los beneficios obtenidos del programa de capacitación ya descontados los costos que se invirtieron en dicho programa
  • Costos totales = Los costos en que se incurrieron para implementar el programa de capacitación
  • X 100 = Se multiplica por la base cien para obtener el porcentaje respectivo.

CÁLCULO DEL ROICAP

En la figura se ilustra el esquema a seguir para calcular el ROI del curso, original de Jack J. Phillips y colaboradores.  Se aclara que dicho esquema es enunciativo y no limitativo, ya que se debe de adaptar al tipo de programa del cual se quiere conocer el ROI y las circunstancias en que se aplica. En el ejemplo práctico que a continuación se detalla, se recorre, una a una, las etapas marcadas en este modelo.

EJEMPLO PRÁCTICO

A continuación se ilustra cómo se calculó el ROI del curso intitulado formalmente: “Administración del tiempo”, con el fin de ejemplificar la aplicación práctica del concepto ROICAP.

OBJETIVOS DEL CURSO:

Al finalizar el evento los participantes:

  1. Habrán definido cuáles son sus prioridades personales y laborales y conocerán como traducir dichas prioridades en decisiones efectivas en el día a día mediante la gestión productiva del tiempo de su trabajo… y de su vida.
  2. Habrán definido y explorado la manera muy personal cómo se relaciona con los cambios urgentes o importantes que suceden en su acontecer diario y que impactan el cumplimiento de sus prioridades.
TEMARIO DEL CURSO:
  • Definir la fuente de mis problemas familiares, sociales, económicos, físico y laborales y establecer una solución de base a esto.
  • Definir mis demonios personales en cuanto a la gestión de mi tiempo y buscar la mejor manera, para mí, de enfrentarlos.
  • Detectar cuál es la cadena de valor proveedor interno – cliente interno de la cual formo parte en la empresa.
  • Diagnosticar los cronófagos que me hacen perder mi valioso tiempo. Analizar especialmente los roles jefe – colaborador.
  • Descubrir mi reloj y mi brújula. Todo lo demás dependerá de esto.
  • Con base en lo anterior, discriminar mis actividades urgentes de mis actividades importantes.
  • Delinear un programa de acciones tendientes a mejorar la interacción y la velocidad de respuesta de mi cadena de valor, además de que contenga indicadores numéricos de dicha mejora y fechas compromiso.
INFORMACIÓN PREVIA:

Dos semanas antes de iniciar el evento de capacitación propiamente dicho, se les pasó –vía electrónica- a los participantes un cuestionario diseñado exprofeso mediante el cual describieron aspectos tales como:

  • Propósito esencial del puesto del participante
  • Descripción de actividades esenciales de su puesto y distinción entre las que son importantes y las que son urgentes
  • Descripción de la cadena proveedor interno – cliente interno de la cual forma parte el titular del puesto
  • Registro de actividades de un día prototípico del titular del puesto
  • Factores que continuamente impiden el cumplimiento de sus responsabilidades

Por otra parte, se recabó información de cada participante del curso referente a:

  • Nombre completo
  • Edad
  • Escolaridad
  • Antigüedad en la empresa y en su puesto actual
  • Lugar que ocupa en el organigrama
  • Sueldo nominal bruto
  • Prestaciones legales y extra legales traducidas a valor monetario
  • Cualquier otro ingreso variable que tuviera
INFORMACIÓN POSTERIOR:

Se le dio seguimiento al curso, vía electrónica, al solicitárseles a los participantes una agenda, durante cuatro semanas, de actividades construida con base en las técnicas aprendidas en el curso. Se revisaron dichos documentos y con base en eso se sugirieron algunas medidas según se presentó cada caso.

Así mismo, se les cuestionó sobre diversos aspectos tales como:

  • ¿Cómo les ha ido con su optimización de tiempos? ¿Han podido avanzar al respecto?
  • Revisen sus apuntes y recuerden sus cronófagos ¿Están atacándolos; han logrado vencerlos o ellos los han vencido a ustedes?
  • Por otra parte, el hecho de planear el tiempo: ¿los ha empujado a adquirir una agenda que utilizarán permanentemente?, (me refiero, claro está, a aquellos que no acostumbren la agenda).
  • ¿Han logrado ‘ahorrar’ tiempo desde que llevan este método de planeación del mismo? Si es así, ¿en cuánto estiman dicho ahorro dado en horas o fracciones de hora?
ANÁLISIS Y TRADUCCIÓN A VALOR MONETARIO:

Se analiza cada caso y con base en eso se establecen criterios que ayuden a los participantes a calcular el tiempo que han optimizado en términos de horas o fracción de horas al día o al mes. Para analizar la información y traducirla a valor monetario se utilizará el método de conversión de los resultados obtenidos a contribución. A continuación se ilustra una tabla en la que se consigna como se aplicó esta técnica al caso de cada participante (los que están en blanco no proporcionaron la información pertinente):

# NOMBRE Conversión de lo aprendido a resultados mensurables
1 GISELA Estima que ha optimizado 45’ al día al hacer más breve y directa la atención a las personas que acuden a su departamento (3′ menos en promedio por cada una de las 15 personas que atiende diariamente en promedio).
2 ARTURO He conseguido organizar mejor sus actividades y cumplir con los tiempos de entrega de éstas, además de dar una mejor impresión a sus clientes internos al cumplir en tiempo con los compromisos. Mejora cualitativa que no cuantifica.
3 JESÚS Lo estimo en un par de horas promedio por cada semana = 120’/5 = 24′ diarios.
4 ALAN Un estimado de tiempo “ganado”  sería como mínimo una hora al día = 60’ diarios.
5 INDALECIO A causa de aplicar lo aprendido en el curso, en vez de que en diciembre entregue su proyecto, lo entregará en la primera semana de noviembre, ergo, en el lapso de junio (que fue cuando se llevó a cabo el curso) a diciembre optimizará el equivalente de tres semanas o sea, quince días laborables. Siendo conservador, no creo haber ahorrado 120’ diarios pero si estimo una hora diaria= 60’ diarios.
6 CORDELIA Resolver correos más rápido: normalmente le dedicaba 1-2 horas diarias, ahora me está tomando una hora máximo = estimo, conservadoramente, 30′ diarios de ‘ahorro’. En el mes que pasó tuve aproximadamente 2 reuniones por semana de máximo hora y media cada una, y considero que ha sido tiempo muy bien aprovechado, contra reuniones de 2-3 horas que no llegaban a mucho = estimo, conservadoramente, ‘ahorro’ semanal de una hora lo que nos lleva a un ahorro diario de 12′ tomando cinco días laborales. Total de ahorro: 30′ + 12′ = 42′ diarios
7 JACINTO Aproximadamente estoy optimizando 30 min. diarios, es decir, 150’/5 días laborales.
8 FILOMENA
9 ALFONSO
10 MARIO Calculo en promedio de ahorro de 1 hora por día = 60′ diarios
11 IRENE El hecho de haber aplicado el curso le ha permitido sacar adelante tareas que tenía pendientes desde hace tiempo lo que la lleva a estimar que ha optimizado dos horas a la semana o sea, 120’/5 días laborables = 24’ diarios.
12 ADRIANA
13 MARGARITA
14 ENEIDA ¿Han logrado ‘ahorrar’ tiempo desde que llevan este método de planeación del mismo? No podría responder en este momento.  
15 ROBERTO Optimizar mis mañanas para un mayor provecho laboral, ya que en anterioridad solía navegar alrededor de 1 hora por el internet en notas deportivas irrelevantes para mí día a día = 60′ diarios
16 DANILO Tomando en cuenta una semana tenemos los siguientes ahorros de tiempo: Lunes: es un día con trabajo intenso y logro una optimización de 15 minutos. Martes: optimizo 15 minutos aproximadamente. Miércoles: este día logro optimizar 20-25 minutos. Jueves: optimizó 20 minutos. Viernes: optimizo aproximadamente 35 minutos. Al final de la semana logro tener 110 minutos = 22′ diarios
CÁLCULO DEL ROI:

En este caso, el cálculo del ROI se hará de manera individual, según la optimización del tiempo que estime cada participante que logró al aplicar las técnicas del curso. Posteriormente se hará un cálculo del ROI grupal.

Costo. El primer paso es calcular el costo total del curso por participante tomando en cuenta los siguientes factores para cada uno: sueldo + ingreso variable + prestaciones/hora + prorrateo del costo del curso (honorarios – material – viáticos del instructor).  La siguiente tabla ilustra esto:

#  Nombre de Empleado  Sueldo bruto mensual  Prestaciones  Prestaciones extraord.  Ingreso Variable promedio  Total costo  Costo/hora  Costo curso/part. (12 horas)  Honorarios + material + viáticos del instructor ($60,000/16)  Costo total individual del curso
1
GISELA $    82,250.00 $      4,700.00 $     31,011.00 $  1,953.78 $119,914.78 $        499.64 $   5,995.74 $        3,750.00 $        9,745.74
2 ARTURO $  106,266.00 $      1,791.00 $     49,578.00 $  8,263.00 $165,898.00 $        691.24 $   8,294.90 $        3,750.00 $      12,044.90
3 JESÚS $    76,860.00 $      1,281.00 $     17,782.00 $  2,963.67 $  98,886.67 $        412.03 $   4,944.33 $        3,750.00 $        8,694.33
4 ALAN $    83,810.00 $         493.00 $     21,564.00 $  3,594.00 $109,461.00 $        456.09 $   5,473.05 $        3,750.00 $        9,223.05
5 INDALECIO $  106,863.00 $      2,089.50 $     24,864.00 $  4,144.00 $137,960.50 $        574.84 $   6,898.03 $        3,750.00 $      10,648.03
6 CORDELIA $  126,235.80 $      5,784.00 $     26,833.00 $  4,472.17 $163,324.97 $        680.52 $   8,166.25 $        3,750.00 $      11,916.25
7 JACINTO $  118,260.00 $      2,956.50 $     40,710.00 $  6,785.00 $168,711.50 $        702.96 $   8,435.58 $        3,750.00 $      12,185.58
8 FILOMENA $    38,962.00 $      2,178.00 $     20,498.00 $  3,416.33 $  65,054.33 $        271.06 $   3,252.72 $        3,750.00 $        7,002.72
9 ALFONSO $    49,104.00 $      1,395.00 $     11,625.00 $  1,937.50 $  64,061.50 $        266.92 $   3,203.08 $        3,750.00 $        6,953.08
10 MARIO $  101,851.00 $      1,138.00 $     23,693.00 $  3,948.83 $130,630.83 $        544.30 $   6,531.54 $        3,750.00 $      10,281.54
11 IRENE $    84,130.00 $         940.00 $     30,749.00 $  1,942.54 $117,761.54 $        490.67 $   5,888.08 $        3,750.00 $        9,638.08
12 ADRIANA $    94,850.00 $      3,252.00 $     23,647.00 $  3,941.17 $125,690.17 $        523.71 $   6,284.51 $        3,750.00 $      10,034.51
13 MARGARITA $  112,054.00 $      3,443.00 $     34,618.00 $  5,769.67 $155,884.67 $        649.52 $   7,794.23 $        3,750.00 $      11,544.23
14 ENEIDA $  212,444.00 $      9,824.00 $     26,950.00 $  4,491.67 $253,709.67 $     1,057.12 $ 12,685.48 $        3,750.00 $      16,435.48
15 ROBERTO $    72,853.00 $      1,831.50 $     16,948.00 $  2,824.67 $  94,457.17 $        393.57 $   4,722.86 $        3,750.00 $        8,472.86
16 DANILO $    83,190.00 $      3,525.00 $     22,700.00 $  3,783.33 $113,198.33 $        471.66 $   5,659.92 $        3,750.00 $        9,409.92

Para obtener el beneficio neto que necesitamos para calcular el ROI, hacemos la siguiente operación:

ROICAPmes ‘n’ = [Beneficios netos [(‘Ahorro’ de tiempo en ‘n’ mes) – Costo individual del curso] / Costo individual del curso] X 100

#  Nombre de Empleado  Costo/hora Costo / Minuto Minutos optimizados al día ‘Ahorro’ diario en valor monetario ‘Ahorro’ mensual días laborables (20) Costo individual del curso
1 GISELA  $          499.64  $              8.33 45  $          374.73  $       7,494.67  $       9,745.74
2 ARTURO  $          691.24  $            11.52 0  $                 –  $                 –  $     12,044.90
3 JESÚS  $          412.03  $              6.87 24  $          164.81  $       3,296.22  $       8,694.33
4 ALAN  $          456.09  $              7.60 60  $          456.09  $       9,121.75  $       9,223.05
5 INDALECIO  $          574.84  $              9.58 60  $          574.84  $     11,496.71  $     10,648.03
6 CORDELIA  $          680.52  $            11.34 42  $          476.36  $       9,527.29  $     11,916.25
7 JACINTO  $          702.96  $            11.72 30  $          351.48  $       7,029.65  $     12,185.58
8 FILOMENA  $          271.06  $              4.52 0  $                 –  $                 –  $       7,002.72
9 ALFONSO  $          266.92  $              4.45 0  $                 –  $                 –  $       6,953.08
10 MARIO  $          544.30  $              9.07 60  $          544.30  $     10,885.90  $     10,281.54
11 IRENE  $          490.67  $              8.18 24  $          196.27  $       3,925.38  $       9,638.08
12 ADRIANA  $          523.71  $              8.73 0  $                 –  $                 –  $     10,034.51
13 MARGARITA  $          649.52  $            10.83 0  $                 –  $                 –  $     11,544.23
14 ENEIDA  $       1,057.12  $            17.62 0  $                 –  $                 –  $     16,435.48
15 ROBERTO  $          393.57  $              6.56 60  $          393.57  $       7,871.43  $       8,472.86
16 DANILO  $          471.66  $              7.86 22  $          172.94  $       3,458.84  $       9,409.92
TOTALES  $       8,685.86  $          144.76 427  $       3,705.39  $     74,107.85  $   164,230.28

Este caso es adecuado para ilustrar como funciona el ROI a través del tiempo (ver tabla que se ilustra a continuación). Así, quitando a las personas que no pudieron cuantificar el beneficio obtenido del curso o que no respondieron a la solicitud de cuantificarlo, en el primer mes obtenemos nueve personas que presentan un ROI negativo y dos que presentan un ROI positivo. En el segundo mes tenemos a cuatro personas que obtienen ROI negativo mientras que siete presentan un ROI positivo y en el tercer mes, la totalidad de las personas que cuantificaron los beneficios obtenidos en el curso presentan ROI positivo que van de un mínimo de 10.27% a un máximo de 223.91%.

#  Nombre de Empleado  ‘Ahorro’ mensual días laborables (20) Costo individual del curso ROICAPmes1=[(C-D)/D]X100 dado en porcentaje ROICAPmes2=[(Cx2)-D)/D]X100 dado en porcentaje ROICAPmes3=[(Cx3-D)/D]X100 dado en porcentaje
1 GISELA $       7,494.67 $       9,745.74 -23.10 53.80 130.71
2 ARTURO $                 – $     12,044.90 0.00 0.00 0.00
3 JESÚS $       3,296.22 $       8,694.33 -62.09 -24.18 13.74
4 ALAN $       9,121.75 $       9,223.05 -1.10 97.80 196.70
5 INDALECIO $     11,496.71 $     10,648.03 7.97 115.94 223.91
6 CORDELIA $       9,527.29 $     11,916.25 -20.05 59.90 139.86
7 JACINTO $       7,029.65 $     12,185.58 -42.31 15.38 73.06
8 FILOMENA $                 – $       7,002.72 0.00 0.00 0.00
9 ALFONSO $                 – $       6,953.08 0.00 0.00 0.00
10 MARIO $     10,885.90 $     10,281.54 5.88 111.76 217.63
11 IRENE $       3,925.38 $       9,638.08 -59.27 -18.54 22.18
12 ADRIANA $                 – $     10,034.51 0.00 0.00 0.00
13 MARGARITA $                 – $     11,544.23 0.00 0.00 0.00
14 ENEIDA $                 – $     16,435.48 0.00 0.00 0.00
15 ROBERTO $       7,871.43 $       8,472.86 -7.10 85.80 178.71
16 DANILO $       3,458.84 $       9,409.92 -63.24 -26.49 10.27

En cuanto al ROICAP de todo el grupo, incluyendo los que obtuvieron un beneficio tangible, los que no pudieron cuantificar el beneficio que obtuvieron y los que se dieron de baja, se calcula de la siguiente manera:

ROICAPmes ‘n’ = [Beneficio neto total del grupo [(‘Ahorro’ de tiempo de todo el grupo en ‘n’ mes) – Costo total del curso] / Costo total del curso] X 100

Participantes  ‘Ahorro’ mensual días laborables (20) Costo individual del curso ROICAPmes1=[(C-D)/D]X100 dado en porcentaje ROICAPmes2=[(Cx2)-D)/D]X100 dado en porcentaje ROICAPmes3=[(Cx3-D)/D]X100 dado en porcentaje
16  $     74,107.85  $   164,230.28 -54.88 -9.75 35.37

Lo anterior explica que en tres meses amortizaremos el costo total del curso aun incluyendo las personas que no cuantificaron algún beneficio obtenido del mismo y siempre y cuando los participantes apliquen disciplinadamente y de manera continua, las técnicas que aprendieron durante el curso.

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